Des étudiants dans mon entreprise ?

1. Qui peut travailler comme étudiant ?

Seuls les jeunes d’au moins 15 ans qui ne sont plus soumis à l’obligation scolaire à temps plein peuvent conclure un contrat de travail pour étudiants. Un jeune n’est plus soumis à l’obligation scolaire à temps plein s’il a terminé les deux premières années du secondaire. Il n’est cependant pas nécessaire qu’il ait réussi.

Dans tous les cas, le jeune n’est plus soumis à l’obligation scolaire à temps plein dès qu’il a atteint l’âge de 16 ans.

Les étudiants étrangers peuvent également être occupés en tant qu’étudiants.

2. Le contrat d’occupation d’étudiant

En tant qu’employeur, vous devez conclure un contrat de travail écrit pour chaque étudiant individuellement, au plus tard au moment de l’entrée en service. Ce contrat doit reprendre un certain nombre de mentions obligatoires.

L’occupation sous contrat d’étudiant ne peut dépasser 12 mois ininterrompus auprès d’un même employeur sinon le contrat d’étudiant est requalifié en contrat de travail classique.

Y-a-t-il une clause d’essai ?

Les trois premiers jours de travail d’un étudiant sont automatiquement considérés comme période d’essai.

Quid s’il y a logement et nourriture ?

Lorsque le logement et la nourriture sont prévus, il faut en faire mention dans le contrat de travail. Ainsi, le lieu d'hébergement doit être précisé dans le contrat si l'employeur s'est engagé à loger l'étudiant.

Le contrat d’occupation d’étudiant est un document social

Le contrat d’occupation d’étudiant est un document social et doit être conservé au lieu de travail où l’étudiant est occupé, pendant 5 ans à dater du jour qui suit celui de la fin de l’exécution du contrat.

3. Quelles sont les formalités principales ?

L’employeur doit faire une déclaration électronique à l’O.N.S.S. (Dimona) lors de l’engagement d’un travailleur étudiant, en indiquant notamment qu’il s’agit d’un étudiant.

L’étudiant doit, par ailleurs, recevoir une copie du règlement de travail en vigueur dans l’entreprise. Lors de sa remise, l’employeur est tenu de faire signer un accusé de réception de celui-ci par l’étudiant.

L’employeur doit conclure une assurance accident du travail.

4. Rémunération de l’étudiant

Rémunération

Depuis le 1er janvier 2016, les barèmes jeunes sont supprimés pour tous les contrats de travail normaux. Il faut donc dorénavant appliquer les barèmes sectoriels ordinaires.

Les barèmes jeunes restent toutefois d’application pour l’occupation d’étudiants sous le régime de cotisation de solidarité.

Les étudiants reçoivent le salaire de deux catégories de fonctions inférieures à celle dans laquelle ils devraient être insérés en vertu de leur fonction de référence. Cette exception n’est pas valable pour les étudiants des écoles hôtelières.

Les salaires minimums s’appliquent aux contrats étudiants de 18 ans ou plus. Pour les étudiants mineurs, un pourcentage est prévu :

• Les étudiants de 17 ans ont droit à 90 % des salaires mentionnés

• Les étudiants de 16 ans ont droit à 80 % des salaires mentionnés

• Les étudiants de 15 ans ont droit à 70 % des salaires mentionnés.

Les étudiants ont également droit à un remboursement des frais de déplacement et diverses primes.

Précompte professionnel

Il ne faut pas retenir de précompte professionnel sur la rémunération de l’étudiant :

- lorsqu'il est engagé dans les liens d'un contrat de travail écrit d''occupation d'étudiant et 

- que la durée de son occupation n'excède pas 475 heures de travail par année civile. 

Cotisations sociales

Les étudiants sont, en principe, assujettis à l’O.N.S.S. Une cotisation sociale avantageuse de 5,43 % est applicable jusqu’à la 475ème heure. A partir de la 476ème heure, les cotisations sociales normales (± 30 % pour les ouvriers) s'appliquent. 

L'étudiant bénéficie, lui aussi, d'une cotisation sociale avantageuse de 2,71 %. Dès la 476ème heure, en tant qu'étudiant ouvrier, il cède 13,07 % à l’ONSS.

5. Contingent 475

Pour les étudiants engagés avec un contrat écrit d’occupation d’étudiants, occupés pendant 475 heures de travail maximum par an, l’obligation de cotiser est limitée à une cotisation de solidarité.

Le 1er janvier de chaque année, l’étudiant dispose à nouveau d’un contingent complet de 475 heures de travail.

Ce contingent est repris dans un compteur, lequel est alimenté par le biais des déclarations DIMONA spécifiques « STU » que les employeurs sont tenus d’effectuer lorsqu’ils engagent un étudiant et des déclarations trimestrielles des prestations (DmfA) introduites auprès de l’ONSS.

Les déclarations DIMONA doivent notamment indiquer le nombre d’heures d’occupation par trimestre prévues dans le contrat d’occupation d’étudiant. Au fur et à mesure que les déclarations DIMONA sont effectuées, des heures de travail viennent ainsi en déduction du contingent de 475 heures.

Ce compteur relatif au contingent de 475 heures est consultable par l’étudiant via l’application en ligne « student@work » disponible sur le site  https://www.studentatwork.be

Concrètement, l’employeur peut être informé du nombre d’heures encore disponibles dans le contingent de 475 heures puisque l’étudiant peut, à partir de cette application, générer une attestation pour un employeur potentiel mentionnant, à une date précise, le nombre d’heures restantes dans le contingent de 475 heures. Cette attestation reprend, par ailleurs, un code (valable pendant 3 mois) qui permet à l’employeur de se connecter au compteur de l’étudiant et de connaître, au moment de la consultation, le nombre d’heures restantes.

L'employeur qui veut déclarer un jeune à l'ONSS avec application de la cotisation de solidarité doit s'assurer que cette personne est effectivement étudiante. Il peut le faire par tous les moyens mais une simple déclaration sur l'honneur de l'étudiant ou la production d'une (copie d'une) carte d'étudiant ne sera pas acceptée comme preuve suffisante par l'ONSS. Une (copie d'une) preuve/attestation d'inscription à une (haute) école ou à une université pour l'année scolaire ou académique en cours est toutefois suffisante. L'employeur ne doit pas fournir spontanément ces données à l'ONSS, mais en cas de discussion, il doit en tant qu'employeur pouvoir démontrer qu'il s'agit bien d'un étudiant.

Travail occasionnel ou travail étudiant ?

Les employeurs du secteur Horeca peuvent librement choisir d’employer un jeune soit sous contrat étudiant (475 heures), soit comme travailleur occasionnel (50 jours). Un étudiant pourra donc utiliser ses 475 heures sous cotisations de solidarité ET 50 jours comme travailleur occasionnel dans le secteur Horeca. Les 50 jours Horeca doivent être déclarés sous le statut de travailleur occasionnel.

6. Conditions de travail pour l’étudiant

En principe, les étudiants bénéficient des mêmes dispositions générales en matière de réglementation du travail que les autres travailleurs de l’entreprise.

Des dispositions spécifiques en matière de durée du travail sont néanmoins d’application pour les jeunes travailleurs.

Durée du travail

Un étudiant de plus de 18 ans peut travailler un maximum de 11 heures par jour et 50 heures par semaine. Un étudiant de moins de 18 ans peut, quant à lui, travailler au maximum 8 heures par jour et 40 heures par semaine. 

Par ailleurs, entre deux prestations, les étudiants ont droit à une période de repos ou une interruption d’au moins 11 heures. Pour les jeunes travailleurs (de moins de 18 ans), le temps de repos entre deux prestations est d’au moins 12 heures.

Enfin, si l'étudiant en emploi est mineur, vous devez prévoir une pause de 30 minutes à partir de 4,5 heures de travail ininterrompu. Après 6 heures de travail continu, vous devez accorder 1 heure de pause. Les étudiants majeurs doivent bénéficier d'une pause obligatoire d'au moins 15 minutes après avoir travaillé pendant 6 heures.

Travail du dimanche et jours fériés

Dans le secteur Horeca, le travail des jours fériés est considéré comme une activité tout à fait normale et est donc autorisé.

En principe, les travailleurs âgés de moins de 18 ans ne peuvent pas travailler les dimanches, les jours fériés et les jours de repos supplémentaires.

Les jeunes travailleurs de moins de 18 ans (mineurs) peuvent être occupés les jours fériés. Le repos compensatoire doit être accordé dans les 6 jours qui suivent le jour férié. Les employeurs qui souhaitent occuper un jeune travailleur un jour férié doivent en informer l’inspection sociale par écrit et au moins 5 jours à l’avance.

Les jeunes travailleurs de moins de 18 ans (mineurs) peuvent travailler un dimanche sur deux. Dans ce cas, le repos compensatoire doit être accordé dans les 6 jours qui suivent le dimanche. Les employeurs qui souhaitent occuper un jeune travailleur lors d’un dimanche doivent également en informer l’inspection sociale par écrit et au moins 5 jours à l’avance.

Travail de nuit

En principe, les travailleurs âgés de moins de 18 ans ne peuvent pas travailler entre 20h et 6h du matin.

Dans le secteur Horeca, les jeunes travailleurs de plus de 16 ans (et de moins de 18 ans) peuvent être occupés jusqu'à 23 heures au plus tard. Cette dérogation est autorisée à condition que le jeune travailleur dispose encore, après la fin de son travail, d'un moyen de transport public lui permettant de rejoindre sa résidence ou, qu'à défaut, l'employeur assure ce transport ou lui rembourse les frais qu'il a réellement exposés pour rejoindre sa résidence.

L'employeur qui souhaite faire usage de cette dérogation doit en avertir l'inspection des lois sociales dans le ressort duquel l'entreprise est établie.

7. Suspension du contrat de travail d’occupation d’étudiant

Comme les autres contrats de travail, le contrat de travail d’un étudiant peut être suspendu dans un certain nombre de situations.

Maladie

Lorsque l’exécution du contrat de travail de l’étudiant est suspendu en raison d’une incapacité de travail suite à une maladie ou un accident, il a droit au salaire garanti comme les autres travailleurs de l’entreprise.

Vacances

L’étudiant qui n’est pas assujetti à la sécurité sociale n’a pas droit à un pécule de vacances.

8. Fin du contrat de travail d’occupation d’étudiant

Le contrat de travail d’occupation d’étudiant prend fin automatiquement à la date précisée dans l’écrit sans qu’aucune forme de préavis ne soit requise.

L’employeur ou l’étudiant peut cependant mettre fin au contrat avant la date d’échéance convenue.