Contrôle sociaux annoncés pour juin 2024

Les contrôles de l’Inspection sociale interviennent tout au long de l’année afin de lutter notamment contre la fraude sociale. Ainsi, lors du premier trimestre 2024, 54% des contrôles effectués dans le secteur Horeca étaient positifs. Avec ce taux, qui évolue peu, le secteur se place devant tous les autres secteurs.

Dans ce cadre, chaque année, le secteur Horeca fait l’objet d’une attention particulière de la part des services d’inspection qui, durant un mois, organisent des « contrôles éclairs ». Ceux -ci sont principalement de nature informative et préventive mais peuvent être répressifs lorsque des infractions sont constatées.

Ces contrôles sont annoncés à l'avance sur le site internet du SIRS et sont prévus pour cette année au mois de juin.

La Fédération HoReCa Wallonie entretient des contacts réguliers avec les services d’inspection. L’objectif est de vous informer et vous conseiller au mieux afin non seulement de vous préparer à ces contrôles mais également de vous expliquer la manière dont ils se déroulent et les conséquences possibles.

Par ailleurs, la Fédération a développé un outil, sous la forme d’une farde, qui reprend les principaux éléments de la législation sur les thématiques contrôlées et vous permet d’identifier les documents à préparer.

Voici quelques conseils bien utiles :

1. Constituez une farde, placez sur une clé USB, les documents les plus importants qui peuvent être demandés par les services d’inspection.
2. Evoquez avec votre ou /vos collaborateur(s) la manière dont se déroule une inspection.
3. Au besoin, informez votre secrétariat social, dès que vous avez reçu un courrier de l’inspection afin d’obtenir les précisions/documents demandés.
4. Collaborez le plus possible, mais ne donnez pas d’informations inutiles.
5. Demandez toujours une liste de points à améliorer après le contrôle.
6. Un problème a été constaté ? Trouvez une solution le plus rapidement possible.
7. Conservez les données de contact de l’inspecteur pour d’éventuelles futures questions.

Vous trouverez ci-dessous, certaines obligations à respecter. 

Les Déclarations immédiates de l’occupation d’un travailleur (DIMONA)

L’employeur doit faire une déclaration via DIMONA pour tous les travailleurs, flexi-jobs, occasionnels, ou étudiants. Certains établissements s’interrogent sur la nécessité d’effectuer des DIMONA pour les jeunes en formation. L’obligation d’effectuer une déclaration Dimona existe pour les jeunes qui effectuent une formation en alternance, ont conclu une convention d'immersion professionnelle, une convention de stage de transition ou un contrat pour une formation professionnelle individuelle en entreprise (FPI). Une Dimona est en principe requise également pour un stage non rémunéré.

Dans certains cas, la Dimona doit être effectuée par l’établissement d’enseignement, et non par l’entreprise.

Des extraits de contrats de travail disponibles 

Certains documents dont les contrats de travails font l’objet d’une attention particulière. Dans ce cadre, n’hésitez pas à préparer les contrats de travail ou des extraits des contrats de travail signés par le travailleur mentionnant notamment l’identité du travailleur et son régime de travail. Une spécificité existe pour le secteur Horeca. Effet, lorsqu’un travailleur entre en service, son employeur doit lui attribuer une fonction de référence dans son contrat de travail. Cette fonction est classée dans une catégorie salariale spécifique qui déterminera son salaire minimum. Le salaire d’un travailleur est donc basé sur la fonction qu’il exerce et son ancienneté dans cette fonction. La fonction exercée doit être mentionnée dans le contrat de travail sur base de la dénomination de fonction qui figure dans la liste des fonctions de référence.

Le règlement de travail 

Le règlement de travail contient les modalités organisationnelles de l’entreprise (les horaires fixes, …) et est actualisé régulièrement notamment en fonction des modifications législatives.

Lors des séances d’informations, nous avons rappelé notamment :

• Qu’un exemplaire du règlement de travail doit être remis à chaque travailleur lors de son entrée en service. Le travailleur signe un accusé de réception du règlement de travail.
• Toute modification doit être signalée et une copie de la modification doit être remise à chaque travailleur.
• Un avis indiquant où le règlement de travail peut être consulté doit être affiché dans l’entreprise, à un endroit visible et accessible. Une copie du règlement de travail est à conserver en chacun des lieux d’occupation de travailleurs.
• La procédure pour rédiger ou modifier le règlement de travail est assez stricte. A défaut de respect de cette dernière, le règlement de travail ne sera pas valable.
• L'employeur doit déposer une copie du règlement de travail au bureau régional du Contrôle des lois sociales, dans les huit jours de son entrée en vigueur. Ce document peut désormais être introduit en ligne via www.reglementdetravail.belgique.be

Le travail à temps partiel 

Le contrat de travail des travailleurs à temps partiel doit, au plus tard au début de l’exécution du contrat de travail, être rédigé par écrit et individuellement pour chaque travailleur. De plus, le contrat de travail à temps partiel doit mentionner la durée de travail hebdomadaire et l’horaire. L’horaire des travailleurs à temps partiel ne doit plus obligatoirement être inclus dans le règlement de travail de l’entreprise. L’employeur devra seulement introduire un cadre général pour l’application d’horaires variables de travail à temps partiel dans son règlement de travail.

Une copie du contrat de travail (ou un extrait de celui-ci mentionnant le régime et l’horaire de travail du travailleur à temps partiel et contenant sa signature) doit être conservée à l’endroit où le règlement de travail peut être consulté. Cette copie pourra être conservée sous format papier ou électronique.

Depuis le 1er janvier 2023, pour les travailleurs à temps partiel qui ont un horaire variable, les horaires doivent être communiqués au travailleur concerné au moins 3 jours ouvrables à l’avance par affichage d’un message daté.

Cette règlementation n’est pas cependant pas d’application pour les flexi-jobs. L’employeur n’a aucune obligation de communiquer les horaires à l’avance. Cela peut se faire par exemple la veille de la prestation.

Les travailleurs ne sont pas censés être occupés en dehors de l’horaire qui leur est appliqué. L’employeur qui engage des travailleurs à temps partiel doit consigner toutes les dérogations à l'horaire de travail normal dans un document. Ce document, appelé « registre des dérogations à l’horaire de travail » doit mentionner la date à laquelle il a été dérogé à l'horaire normal et porter la signature du travailleur lors de chaque dérogation. Dans certaines conditions, un système de suivi du temps peut remplacer le document de contrôle.

Les travailleurs flexi-job

Sur le lieu de travail, le contrat-cadre écrit, mentionnant notamment la description de la fonction et la rémunération du travailleur flexi-job et le contrat de travail flexi-job spécifique pour une durée déterminée ou un travail nettement défini –peuvent être réclamés.

L'enregistrement des prestations des travailleurs flexi-job a lieu par le biais d'un système alternatif d'enregistrement des prestations, par le biais du système de caisse enregistreuse ou par le biais d'un enregistrement journalier des présences auprès de l'ONSS.   

Il convient d’être attentif au fait que lorsqu'un travailleur qui exerce un flexi-job est trouvé sur le lieu de travail sans que l'heure de début et l'heure de fin de ses prestations ne soient enregistrées, il est considéré, jusqu'à preuve du contraire, comme un travailleur à temps plein. 

Heures supplémentaires volontaires

Pour rappel, un maximum de 120 heures supplémentaires volontaires peut être effectué par année civile. Ces heures supplémentaires volontaires donnent droit à une majoration salariale de 50 % (100 % pour les dimanches et jours fériés) mais ne donnent lieu à aucune récupération. Dans les entreprises disposant d’une caisse enregistreuse, un maximum de 360 heures supplémentaires volontaires peut être effectué par année civile. Ces heures supplémentaires ne donnent pas droit à un supplément de salaire et sont exonérées de cotisations sociales et de précompte professionnel.

L’accord du travailleur concernant les heures supplémentaires volontaires à prester doit faire l’objet d’un contrat écrit entre l’employeur et le travailleur et ce, avant même de commencer à prester ces heures supplémentaires. Ce contrat possède une validité de 6 mois mais peut être renouvelé.

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