Accueil de nouveaux travailleurs dans les entreprises

Obligation d’informations 

Conformément à la réglementation en vigueur, l’employeur doit prendre toutes les mesures nécessaires pour organiser l’accueil des nouveaux travailleurs. Cela inclut notamment la désignation d’un travailleur expérimenté chargé de leur accompagnement. L'employeur peut éventuellement assurer lui-même cette mission.

L’employeur et la personne désignée chargée de l’accueil doivent signer un document attestant que les informations et instructions relatives au bien-être au travail, applicables à la fonction occupée, ont bien été fournies. Ce document, conservé par le service interne de prévention, peut être exigé lors d’un contrôle.

Pendant la période d’accueil, le nouveau travailleur doit recevoir toutes les informations nécessaires à sa bonne adaptation : celles qui favorisent son intégration, sa compréhension de l’organisation interne, et son épanouissement au sein de l’entreprise. Ces informations sont dispensées progressivement, dès l’embauchage et tout au long de la période d’accueil. Le travailleur a également le droit de poser des questions et de demander des précisions complémentaires aux personnes ou services compétents. Cette mission peut être assumée par l’employeur ou confiée à un membre de la ligne hiérarchique.

En principe, ces informations sont remises par écrit, sauf si la nature ou la structure de l’entreprise, ou encore la fonction occupée ne le justifie pas.

Entreprises de plus de 20 travailleurs

Dans les entreprises comptant 20 travailleurs ou plus, les informations suivantes doivent impérativement être fournies :

• Les règles relatives à la rémunération : mode de calcul du salaire, primes, retenues, durée du travail, avantages extra-légaux, sécurité sociale et œuvres sociales ;
• Les mesures de sécurité et d’hygiène, ainsi que la prévention des accidents du travail et des maladies professionnelles ;
• Les différents services internes : services sociaux, médecine du travail, ressources humaines, formation et leurs relations avec les membres du personnel ;
• L’activité générale de l’entreprise et sa structure organisationnelle ;
• Le poste de travail du collaborateur : missions, environnement, objectifs de performance et critères de qualité ;
• Les dispositions concernant le congé éducation ;
• L’appartenance sectorielle : commission paritaire compétente, éventuelle délégation syndicale, comité de prévention ou conseil d’entreprise, et l'identité de leurs membres.

Ces informations doivent être communiquées par écrit, complétées d’explications orales, notamment pour les éléments complexes comme la rémunération. Toutefois, si certaines de ces données figurent déjà dans le règlement de travail, elles n’ont pas à être reprises dans un document séparé.

Entreprises de moins de 20 travailleurs

Même dans les entreprises de plus petite taille, certaines informations doivent être transmises dès l’engagement du travailleur, à savoir :

• Les règles relatives à la rémunération : mode de calcul du salaire, primes, retenues, durée du travail, avantages extra-légaux, sécurité sociale et œuvres sociales ;
• Les mesures de sécurité et d’hygiène, ainsi que la prévention des accidents du travail et des maladies professionnelles ;

• Le rôle du travailleur dans l’entreprise ;
• Les dispositions concernant le congé éducation ;
• La commission paritaire compétente.

Ces éléments doivent également être remis par écrit, sauf si, en raison de la structure ou de l’organisation de l’entreprise, l’écrit n’est pas requis. Là encore, les informations déjà présentes dans le règlement de travail ne doivent pas nécessairement être répétées.

Le premier jour de son engagement, le travailleur reçoit un document écrit, signé par l'employeur, lui donnant les informations sur le montant de son salaire, la description du travail qu'il aura à accomplir, les mesures de sécurité et d'hygiène existant dans l'entreprise et les mesures propres au travailleur qui serait exposé à des risques professionnels.

Communications d’ordre général  

L’employeur doit également veiller à ce que les coordonnées suivantes soient clairement affichées, ou disponibles via un canal facilement accessible (intranet, affichage…) :

• Le conseiller en prévention du service interne ;
• Le médecin du travail (conseiller en prévention) ;
• Le conseiller en prévention chargé des aspects psychosociaux ;
• Le cas échéant, le nom du service externe pour la prévention et la protection au travail.

Enfin, le travailleur doit être informé des procédures d’urgence : actions à entreprendre en cas de danger grave et immédiat, protocoles de premiers secours, mesures de lutte contre l’incendie, et modalités d’évacuation.

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