Mis à jour le 26 mai 2025

Les horaires de travail des travailleurs à temps partiel ne peuvent pas toujours être rigoureusement respectés. Des circonstances imprévues peuvent amener l’employeur à demander des prestations en dehors des horaires initialement fixés. Il faut cependant pouvoir identifier les dérogations à ces horaires : qu’il s’agisse d’heures prévues, mais non effectuées ou d’heures complémentaires prestées en dehors de l’horaire contractuel. Ces dérogations doivent obligatoirement être enregistrées, soit via un document spécifique, soit à l’aide d’un système de suivi du temps.

Un document obligatoire

En l’absence d’un système électronique de suivi du temps, l’employeur doit tenir un « registre des dérogations ». Ce document a pour objectif de consigner toutes les prestations effectuées en dehors des horaires officiellement notifiés au travailleur. Il concerne uniquement les prestations dérogatoires par rapport à l’horaire prévu.

Ce document doit être rempli dans deux hypothèses :

  • En cas d’arrivée tardive ou départ anticipé du travailleur : il convient d’indiquer respectivement l’heure d’arrivée ou de départ. À défaut d’inscription, les horaires prévus sont réputés avoir été respectés.
  • En cas de prestation de travail en dehors des horaires prévus : si le travail commence plus tôt, se termine plus tard ou s’effectue à un moment non prévu, il faut mentionner précisément le début, la fin et les éventuelles pauses.

Contenu du document

Le document de contrôle doit reprendre les informations suivantes :

  • Les nom et prénom du travailleur ;
  • Le numéro d’inscription à la DIMONA ou au registre du personnel ;
  • La période couverte par le document ;
  • La date du jour de chaque dérogation ;
  • L’heure de début et de fin des prestations ;
  • La signature du travailleur, au moment de chaque inscription ;
  • La signature de l’employeur, qui doit être apposée au moins une fois par semaine.

Alternatives possibles

Premièrement, l’utilisation d’un système automatisé de suivi du temps peut remplacer le registre papier, à condition qu’il mentionne pour chaque travailleur concerné :

  • Les nom et prénom du travailleur ;
  • Par jour : heures de début et de fin des prestations, ainsi que les pauses ;
  • La période à laquelle les données se rapportent ;
  • L’enregistrement des horaires doit être effectué en temps réel.

Deuxièmement, un registre de présence complet, incluant toutes les prestations des travailleurs à temps partiel, peut également se substituer au document des dérogations, à condition qu’il permette de déterminer les heures réellement prestées et les comparer à l’horaire contractuel.

Obligation de conservation

Les documents relatifs aux dérogations doivent être conservés sur le lieu de travail, dans un endroit facilement accessible, afin que les fonctionnaires chargés du contrôle puissent en prendre connaissance à tout moment. Ils doivent être conservés pendant une période de 5 ans après la fin du mois qui suit le trimestre au cours duquel cette dernière inscription a été apportée.

Sanctions éventuelles

En l’absence d’enregistrement ou d’un système de suivi conforme, 2 types de sanctions sont possibles. :

  • Les travailleurs à temps partiel sont présumés, sauf preuve contraire, avoir effectué un temps plein, mais uniquement vis-à-vis des organismes de sécurité sociale.
  • Une sanction de niveau 3 du Code pénal social. L’amende est multipliée par le nombre de travailleurs concernés.
     
Dérogation