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Enregistrement des coordonnées d'un client

PORT DU MASQUE ET ENREGISTREMENT DES COORDONNEES D'UN CLIENT PAR TABLE

Le 23 juillet 2020, le Conseil National de Sécurité a pris une série de mesures qui sont d'application depuis de 25 juillet 2020.

En plus des obligations déjà en vigueur, le port du masque est obligatoire :
- dans les établissements Horeca, sauf quand les personnes sont assises à leur table
;
- dans les marchés, brocantes et fêtes foraines;
- dans les rues commerçantes et tout endroit privé ou public à forte fréquentation tels que définis par les autorités locales.

Le port du masque reste fortement recommandé dans tous les autres cas, d'autant plus dans les situations où les distances de sécurité ne pourraient pas être respectées.

Il est également demandé aux établissements Horeca d'enregistrer les coordonnées d'un client par table :

- l'exploitant doit conserver les coordonnées de ses clients pendant 14 jours afin de faciliter toute recherche de contact ultérieure.  Après 14 jours, elles doivent être détruites;
- ces coordonnées peuvent exclusivement être utilisées dans le cadre de la lutte contre le Covid-19;
- les clients doivent expressément donner leur accord.  S'ils refusent de donner leurs coordonnées, ils se voient refuser l'accès à l'établissement.

Pour l'enregistrement des coordonnées, les établissements peuvent utiliser un formulaire-type : télécharger le formulaire pour la Wallonie.

Ce formulaire contient toutes les mentions requises pour pouvoir collecter valablement les données personnelles des clients tout en respectant les obligations du Règlement Général sur la protection des Données (RGPD).

Vous pouvez utiliser un autre support pour collecter les données.  Dans ce cas, veillez à obtenir le consentement de votre client pour collecter ses données, indiquez sur quelles bases vous collectez ses informations et à quelles fins.  Vous devez également mentionner une personne de contact et ses coordonnées afin que le client puisse la contacter s'il a des questions concernant le traitement de ses données ou s'il souhaite introduire une demande ou une plainte.

Concrètement, collectez les coordonnées requises au travers de formulaires ou de tout autre document, placez le(s) dans une enveloppe fermée contenant toutes les données du jour.  Indiquez une date visible sur l'enveloppe et scellez votre enveloppe en la fermant définitivement (avec du ruban adhésif, par exemple) et en plaçant la signature du responsable ou du membre du personnel sur le bord adhésif.

Si aucune contamination n'est décelée, vous devez détruire les enveloppes après un délai de 14 jours.  Si une infection a été détectée un tel jour, l'AVIQ prendra un contact avec vous afin de vous demander de partager les informations avec eux. 
Ne partager les informations avec personne d'autre et vérifiez soigneusement l'identité de la personne qui demande des informations.

Il est important de noter que les données ne peuvent être utilisées que pour la recherche de contacts.  Vous ne pouvez donc pas utiliser les données de vos clients à des fins commerciales, telles que l'envoi de newsletters ou de promotions.

Et si mon client refuse de communiquer ses données ?
Vous n'avez pas un pouvoir de police de sorte que vous ne pouvez donc pas simplement obliger quelqu'un à coopérer.  Selon l'arrêté ministériel, vous devez refuser l'accès à l'établissement au(x) client(s) qui ne souhaite(nt) pas coopérer.